CONVERSA

De estos contenidos, hay cierta información a la que llamamos ‘Contenidos Estructurados’ y otra, la gran mayoría en una institución cultural, serían los ‘Contenidos no estructurados’. Estos últimos son contenidos que deben ser indexados o catalogados para accederse de múltiples maneras, además del número de inventario.

Por eso es importante preguntar: ¿Qué buscamos cuando buscamos?

• Buscamos los objetos que se expusieron en determinada exhibición.

• Buscamos objetos que requieren determinado trabajo de restauración.

• Buscamos obras de artistas con determinado perfil / origen / etc.

• Buscamos derechos de reproducción de una obra.

• Buscamos datos postales de un artista para el envío de invitación.

• Buscamos préstamos en curso; o bien cuándo vence un préstamo.

• Buscamos técnica aplicada en una restauración.

• Otros.

Y ¿cuánto tiempo nos insume la búsqueda?

Si la información que buscamos, incluso se encuentra repetida en varias pcs o documentos y no coincide, entonces tendremos que dedicar también tiempo a ver cuál es la información correcta. Esto se vería solucionado si la información se encontrara consolidada en un único lugar accedido por todos.

La indexación permite encontrar un mismo contenido a partir de diferentes modos de búsqueda. A diferencia de la guarda del papel o del objeto físico, la digitalización permite acceder a toda la información relacionada a un objeto desde diferentes lugares, con diferentes búsquedas y más rápidamente.

La información de esta manera se resguarda en un único repositorio, que al ser accedido desde diversas búsquedas y usuarios, se torna más confiable y consistente.

Los Procesos

Hoy día, las corporaciones se enfocan en mejorar los procesos para acrecentar la productividad. La colaboración y optimización de los tiempos y recursos permiten obtener un producto mejor (mejor calidad, mejores tiempos para llegar al resultado, mejor presupuesto).

Las instituciones culturales no deberían permanecer ajenas a esos objetivos. Un mejor producto sería una mejor exhibición; o bien un trabajo que no requiera horas extra, o, por citar ejemplos,  mejores contenidos para los visitantes. O simplemente en pos de una mejor manera de utilizar la inversión.

Los procesos son independientes de las personas que los llevan adelante. Son como una plantilla que indica cómo se debe efectuar el trabajo y que permite luego auditarlo y volver a mejorar.

Para mejorar el trabajo diario, podría decirse que es necesario:

• No repetir procesos

• No duplicar información; sino compartirla

A cambio, se obtiene:

• Reducción de costos.

• Mejora del rendimiento de la organización.

• Incremento del análisis y uso de la información.

• Tiempo de calidad para crear nuevos productos y servicios.

• Mejora de eficiencia.

Los sistemas llamados ERP (Enterprise Resource Planning) permiten a las organizaciones la integración de los procesos, especialmente los que tienen que ver con la producción, la logística, el inventario, los envíos y la contabilidad. Aunque un ERP pueda tener menús modulares, es un todo. Es decir, es un único programa con acceso a una base de datos centralizada.

El propósito de un software ERP es apoyar a los usuarios de la empresa, dar tiempos rápidos de respuesta a sus problemas, así como un eficiente manejo de información que permita la toma de decisiones y la minimización de los costes.

Un ERP es la columna vertebral de la información que se maneja en la institución, y las instituciones culturales no están ajenas a  su necesidad.

TMS, por ejemplo, es un software especializado que funciona como ERP para las colecciones. Permite gestionar fácilmente toda la información y procesos que giran en torno a una colección. De esta manera, actúa como columna vertebral que brinda la flexibilidad necesaria para tareas como:

• Generar las cartelas de sala automáticamente

• Compartir hacia la Web

• Compartir información con otras instituciones o aplicaciones

• Enviar invitaciones a las inauguraciones, etc.

• Crear Informes