CONVERSA

Introducción

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Desde comienzos del siglo XXI, desde 2003 específicamente, el gobierno de la República Argentina se involucró en la aplicación de políticas orientadas a revisar el pasado reciente, en los temas vinculados la violación de derechos humanos en la última dictadura militar. Las políticas de Memoria, Verdad y Justicia fueron consecuencias de este involucramiento gubernamental, que buscó, con aciertos y errores, reconstruir el pasado colectivo y resarcir a las víctimas del accionar represivo. Éstas fueron acompañadas por una política de apertura de archivos que permitiera el acceso a la minuciosa documentación generada por el aparato represor.

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La desclasificación, primero por medio del Decreto 4 del 2010 “relévase de la clasificación de seguridad, establecida conforme a las disposiciones de la Ley 25.520 y su decreto reglamentario 950/02, a toda aquella información y documentación vinculada con el accionar de las Fuerzas Armadas durante el período comprendido entre los años 1976 y 1983, así como a toda otra información o documentación, producida en otro período, relacionada con ese accionar"[1]. y más tarde el desarrollo de criterios archivístico completaría este proceso de apertura.

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En este sentido, en 2012 el Ministerio de Defensa impulsó mediante la Resolución Ministerial 47/12 el “Programa de Modernización del Sistema de Archivos del Área de la Defensa”, encomendado a la Dirección de los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario.

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En el marco de las mencionadas políticas de Memoria, Verdad y Justicia, y en respuesta a una situación de deterioro edilicio, falta de herramientas y conocimientos técnicos específicos en los archivos militares, el Programa de Modernización se inició con el objetivo de “(...) diseñar, desarrollar e implementar un nuevo modelo de gestión archivística basado en la utilización de las nuevas tecnologías de la información de las comunicaciones, en el ámbito de los Archivos de las Fuerzas Armadas.”[2]

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Para llevar a cabo el cumplimiento de dichos objetivos se conformaron cuatro áreas técnicas de asesoramiento que interactúan interdisciplinariamente: Archivística, Digitalización, Conservación y Relevamiento y Análisis.

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Posteriormente, con el antecedente del Programa de Modernización, en Noviembre de 2015 el Ministerio de Defensa institucionalizó el trabajo que se venía realizando en los archivos impulsando mediante la resolución ministerial nº 1131/15 la creación de un nuevo “Sistema de Archivos de la Defensa” (S.A.D.), con el fin de “integrar y homogeneizar la gestión de todos los subsistemas archivísticos del área de la Defensa, normalizar el funcionamiento de los Archivos dependientes del MINISTERIO DE DEFENSA y de las FUERZAS ARMADAS, y permitir una correcta conservación y utilización de estos acervos documentales por medio de las nuevas tecnologías disponibles.”[3]

Dicho sistema se constituyó por un conjunto de organismos que tienen por objetivo estructurar, conservar, controlar y tratar la documentación producida o conservada por la Administración del Área de la Defensa en cada una de sus etapas del ciclo vital; es decir, desde el momento de producción del documento, hasta su destrucción o su guarda permanente.

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La resolución de creación del S.A.D. estableció además un marco común reglamentario, a través del “Reglamento del Sistema de Archivos del Área de la Defensa”[4], el cuál entre los artículos 92 y 100 establece específicamente objetivos y pautas para el de trabajo de digitalización.

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En ambos casos, tanto durante el desarrollo del Programa de Modernización como en el actual Sistema de Archivos de la Defensa, se adquirieron equipos de digitalización y personal capacitado para poder comenzar a realizar dicha tarea.

Nuestra área de digitalización se fue conformando, atravesando diversas experiencias de trabajo, de capacitación[5] y de elaboración sistemas y procedimientos propios.

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Experiencias del Programa de Modernización

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La tarea de digitalización implica propiamente un ejercicio de actualización constante, muchas veces supeditado a plazos inadecuados establecidos por decisiones políticas o a la falta de herramientas pertinentes, planteando un contexto que exige flexibilidad, adecuación de los procesos, y principalmente una evaluación constante de los trabajos que se desarrollan. Cada experiencia de trabajo implica analizar errores y aciertos, en la búsqueda constante de normalización y profesionalización de la tarea.

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“Digitalizar” implica convertir una magnitud física en una representación digital. En los casos a desarrollar, esta representación se traduce en una imagen digital. Entendiendo a ésta como: “Imagen obtenida a través de algún medio (dispositivo de captura: cámara digital, escáner, etc.) que no tiene búsqueda textual interna. Puede ser una fotografía electrónica obtenida desde un documento original y transformada en un conjunto de píxeles; o puede ser una representación del original escaneado (un manuscrito, texto, fotografías, mapas, planos, objetos 3-D, etc.)”.[6]

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La digitalización se concibe con una doble finalidad de preservación y difusión del Patrimonio Documental. Ofrece diversas ventajas como una mayor rapidez en la recuperación del documento, la posibilidad del acceso simultáneo de varios usuarios, la creación de múltiples copias de resguardo de los documentos custodiados y la búsqueda de información dentro de los mismos a través del sistema OCR.

Claro que el entorno digital requiere para los documentos unas garantías básicas de preservación, integridad, autenticidad y accesibilidad a lo largo del tiempo.

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La irrupción del soporte digital propuso una nueva forma de conservar y preservar distintos tipos de documentación, entre ellos los documentos de archivos. En nuestro caso y debido a los recursos y conocimientos disponibles, utilizamos dos métodos de reprografía documental: mediante escáner de cama plana y mediante cámara fotográfica.

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Los casos presentados en este escrito ilustran ambos métodos: la experiencia de digitalización mediante escáner de la documentación del denominado “Hallazgo Cóndor”, y la digitalización con cámara fotográfica del Libro “Síntesis de los acontecimientos desarrollados durante la jornada del 16 de Junio de 1955 en Casa Rosada (Casa de Gobierno)” perteneciente al Fondo Isaac Francisco Rojas.

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No es de nuestro interés exponer únicamente aspectos técnicos utilizados, sino fundamentalmente recorrer el contexto y los procesos implicados en cada caso, con el objetivo de brindar una reflexión en torno a errores y aciertos de cada experiencia.

 

Caso de Digitalización con escáner de cama plana: Hallazgo en el edificio Cóndor

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El 31 de octubre de 2013 en un depósito del subsuelo del edificio Cóndor, sede central del Estado Mayor General de la Fuerza Aérea Argentina, fue hallada una documentación que luego se identificó que correspondía a la Junta Militar que gobernó el país durante la última dictadura cívico-militar, ocurrida entre 1976 y 1983. La misma fue encontrada durante tareas rutinaria de mantenimiento en el Edificio Cóndor en armarios y cajas fuertes, mezclada con documentación propia de la Secretaría General de la Fuerza Aérea.

A través de la Resolución Ministerial 445/13, se encomendaron al grupo de trabajo de archivos del Programa de Modernización las tareas de identificación, preservación y análisis del fondo documental hallado, en un periodo de seis meses.

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El tratamiento de esta documentación se estructuró en distintas etapas relacionadas entre sí. La primera estuvo a cargo del equipo de archivística, que registró todos los documentos alojados en las unidades de conservación, respetando el orden original en el que la documentación fue encontrada. Este registro consistió en asignar un código de identificación a cada documento y describirlo de forma preliminar, al mismo tiempo que se trabajó en la elaboración de normas estandarizadas de descripción archivística, como la ISAD-G.

Una vez identificada y registrada, la documentación fue trasladada a la Biblioteca Nacional de Aeronáutica para ponerla a la consulta pública.

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El trabajo se desarrolló desde un enfoque interdisciplinario entre las tareas de identificación, conservación, digitalización, relevamiento y análisis de la documentación, y con cierta celeridad debido a que parte de la documentación contenía información de carácter probatorio en los juicios vinculados a delitos de lesa humanidad y la necesidad de difundirlo lo más ampliamente posible.

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Luego de ser acondicionada por los especialistas en conservación, la documentación fue sometida a un proceso de digitalización, con el fin de poder dar una correcta difusión del material encontrado. Se comenzó este proceso dando prioridad a los documentos detectados como más relevantes, por ejemplo, las Actas de reunión de la Junta Militar o los Documentos básicos de la Junta Militar.

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A partir de la difusión del hallazgo, y pasados los meses de trabajo acordados, se dispuso la documentación a la consulta pública mediante copias digitales. Estas se pueden consultar a través de las computadoras instaladas en la sala de consulta de la Biblioteca Nacional de Aeronáutica. Los usuarios pueden coordinar una cita con los encargados del Archivo mediante el sitio web ArchivosAbiertos[7].

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El Fondo Junta Militar, se compone de las actas de reuniones llevadas a cabo por sus miembros, donde se abordaban y discutían los temas más relevantes para la política del país. Sobresalen por ejemplo las “listas negras” que nombraban a las personas sospechosas para el gobierno de facto clasificadas en base a “fórmulas de peligrosidad”, como también el detalle de la situación de los “Detenidos-Terroristas” -como la Junta los denominaba-, y conflictos territoriales como el de Malvinas o el del Canal de Beagle. También existen documentos que esclarecen la relación con los medios de comunicación, hasta la situación de empresas como Papel Prensa.

 

En síntesis, el proceso de trabajo con la documentación encontrada en el Edificio Cóndor fue complejo, especialmente por la forma sorpresiva en la que se halló y como se debió encarar un trabajo rápido y múltiple que atravesaba tanto tareas de archivística, conservación, digitalización y de investigación.

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El acondicionamiento y la digitalización aún continúan en proceso. Para ello, se instaló un taller de conservación y de digitalización en la Biblioteca Nacional de Aeronáutica. Asimismo, el equipo de archivística continúa con la clasificación y descripción de los fondos documentales hallados, en base a las normas estandarizadas de descripción archivística (ISAD-G).

 

Procedimiento de Digitalización

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Como ya hemos mencionado anteriormente, la forma en que se planteó el trabajo tenía como eje un enfoque interdisciplinario entre las tareas de conservación, digitalización y archivística, las cuales se debían realizar con celeridad por el valor del contenido y la necesidad de difundirlo lo más ampliamente posible.

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Si bien se recomienda comenzar el proceso de digitalización una vez que la documentación se encuentra relevada y clasificada en su totalidad, en este caso puntual la necesidad de llevar a cabo en paralelo ambos trabajos planteaba un interrogante a la hora de nombrar los documentos en su versión digital. Se diseñó entonces un plan de digitalización para guiar el trabajo y buscar un sistema que permitiera almacenar los documentos digitalizados de manera ordenada y fácilmente accesible.

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En trabajo conjunto entre las áreas de archivística y digitalización del Programa de Modernización se confeccionó un código basado en la ubicación física topográfica original en la que se hallaron los documentos, permitiendo identificarlos fácilmente a través de las diferentes etapas y áreas de trabajo que irían atravesando (relevamiento, conservación, digitalización, guarda permanente).

 

A continuación podemos ver un ejemplo de cómo se conformó el código:

Nombre del documento: H1-02-04-06-01-02-04

NOMENCLATURA

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En este caso, el documento estaba ubicado en la Hilera 1, en su segundo Cuerpo, en el Anaquel 4, dentro de la Caja 6, dentro del Paquete/Bibliorato 01, en la Carpeta número 2 y es el cuarto (04) documento dentro de esa carpeta. El último número (número de imagen) se corresponde con el número de foja digitalizada que es un número secuencial asignado por el software de gestión.

Dicho código se utiliza para foliar cada uno de los documentos originales. En su versión digital, cada foja es renombrada con este código, el cual es incorporado en los instrumentos de consulta, integrando así las tres áreas de trabajo. A su vez este sistema de nombrado incorpora dos versiones digitales más del mismo documento según su peso, resolución y uso.

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Para los formatos .jpg en baja calidad se agregan las letras “CC” al final (corresponde a Copia de Consulta) y para los PDF se agrega “CC-PDF” lo cual indica que se trata de un formato .pdf que combina todas las copias de consulta en .jpg, es decir, la versión final digitalizada del documento que se dará a la consulta a través de las terminales digitales.

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Continuando con el ejemplo:

H1-02-04-06-01-02-04_001 (imagen master de alta calidad)

H1-02-04-06-01-02-04_001-CC (copia de consulta)

H1-02-04-06-01-02-04_001-CC-PDF (unifica todas las copias de consulta de este documento)

 

El siguiente cuadro resume las características técnicas de los tipos de formato en que se almacenan las 3 versiones de cada documento:

 

 

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Finalmente, se desarrolló un sistema de almacenamiento de los documentos digitales en forma de “árbol”. El mismo se compone de carpetas dentro de carpetas que responden al código, logrando que la ruta de acceso al documento equivalga al nombre que le corresponde.

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Continuando con el ejemplo anterior, la ubicación de los documentos en sus tres formatos se realiza en discos externos (dos discos mellizos de backup ubicados físicamente en diferentes edificios) sería la siguiente:

F://H1/02/04/06/01/02

F://H1/02/04/06/01/02-CC

F://H1/02/04/06/01/02-CC-PDF

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Además los digitalizadores cuentan con discos de transferencia para migrar la información producida en proceso de digitalización en los archivos, al disco de resguardo ubicado en el Ministerio de Defensa.[8]

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Al reflexionar sobre la experiencia de digitalización del Hallazgo Cóndor podemos identificar algunas falencias en la planificación del trabajo, que estableció plazos inadecuados y no logró anticiparse a algunos problemas ocasionados por dichos plazos, planteando el desafío de resolverlos durante la marcha.

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Esto generó por un lado, una distorsión en el orden adecuado de los procedimientos, haciendo que se trabajara en simultáneo entre las diferentes áreas en vez de permitir que las etapas sucedan de la manera correcta, y por el otro la imposibilidad de realizar una correcta valoración para continuar con la digitalización masiva de la documentación (que actualmente sigue realizándose conforme los documentos van siendo demandados por los usuarios).

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Al mismo tiempo, esto planteó un problema a la hora de nombrar la documentación digitalizada, que se pudo resolver gracias al código de ubicación topográfica, el cual podemos considerar un pequeño acierto frente al desafío planteado por las condiciones de trabajo.  

 

Caso de Digitalización con cámara de fotos: Fondo Personal Isaac Francisco Rojas

 

A mediados de 2012, el Departamento de Estudios Históricos Navales (DEHN), detecta una gran cantidad de documentación perteneciente a Isaac Francisco Rojas, quien encabezó junto a Eduardo Lonardi, el golpe de Estado de 1955 autodenominado “Revolución Libertadora”.

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Se trata de un archivo que se fue conformando tanto con documentos personales, como con aquellos que fue produciendo, recibiendo y recopilando, a lo largo de su carrera militar y política, que da cuenta de las actividades, intereses y pensamiento de Rojas en un amplio aspecto, ya sea militar, académico o familiar -tanto en el ámbito público como en el privado -así como del rol determinante que jugó en la escena política argentina a partir de la década de 1950 hasta su muerte. Según el “Acta de entrega y recepción de la correspondencia oficial, privada, fotografías y demás documentación perteneciente al Almirante Isaac Francisco Rojas”, estos documentos, dispuestos en 30 cajas numeradas de forma correlativa, son entregados por sus tres hijos al Archivo General de la Armada Argentina, en carácter de custodia.

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En octubre de 2010 se transfiere el archivo de Rojas al DEHN. Testimonios del personal indican que la documentación ingresa desordenada y sin contenedores de ningún tipo. Debido a la importancia histórica de este patrimonio documental, los asesores del Programa de Modernización, elaboran un plan de trabajo de identificación, registro, clasificación, ordenación, descripción, análisis, acondicionamiento y digitalización con el fin de disponer la apertura a la consulta pública de este fondo documental en el DEHN.

En junio de 2014, luego de la aprobación de la Directora Nacional de Derechos Humanos del Ministerio de Defensa y de la consulta al Departamento Archivo Intermedio del Archivo General de la Nación (AGN-DAI), se conforma un equipo de trabajo conjunto, entre personal del DEHN y del Programa de Modernización y se da inicio a las tareas del plan propuesto.

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Las tareas se inician, no sin complicaciones, ya que el orden original de los documentos se había perdido. Se realiza un primer registro por unidad de conservación (carpetas, biblioratos, cajas, y hasta documentos sueltos) en el que se detallan tipos documentales, asuntos y fechas extremas. Al conjunto inicial de documentos, se fueron sumando otros que se encontraron a medida que avanzaron las tareas archivísticas, que incluyeron también tareas de acondicionamiento, limpieza y digitalización de los documentos, en especial de aquellos relacionados con la sublevación militar de 1951 y 1955.

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Entre dichos documentos se encontraba un libro de gran formato encuadernado en tapas duras, denominado “Informe Casa Militar del 16 de junio de 1955”. El mismo adjunta gráficos de situación y de las zonas atacadas, e importantes fotografías que permiten reconstruir la historia de lo sucedido durante el bombardeo al interior de la Casa de Gobierno, incluyendo las acciones de los atacantes y de los refuerzos de tropas que la defendieron.

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Debido a sus características y especialmente por sus dimensiones, el libro no podría ser digitalizado mediante escáner de cama plana tamaño A3 como otros documentos pertenecientes al Fondo Personal de Isaac Francisco Rojas.

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Frente a esta situación, se analizaron tres aspectos fundamentales: los recursos y conocimientos disponibles para realizar la tarea, y los objetivos de uso de las imágenes a obtener, pensando diferentes posibilidades sobre cómo difundir el contenido del documento. Este análisis dio como resultado la idea de reprografiar el libro mediante cámara fotográfica.

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Se diseñó un método de trabajo que permitiera obtener reprografías de alta calidad, buscando crear estabilidad en las condiciones de toma, para que cada imagen fuese igual a la siguiente en cuanto a iluminación, encuadre y foco, variando solamente el contenido.

Para ello se utilizó una fuente de luz artificial, que impidiera variaciones de intensidad durante el transcurso de las tomas, y difuminada para obtener sombras suaves.

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Se colocó la cámara en un trípode invertido para poder ubicar el lente completamente paralelo a la superficie del documento, evitando deformaciones por perspectiva, y se utilizó un disparador para no mover el trípode o la cámara en cada disparo, lo cual generaría un cambio en el encuadre.

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Se utilizó también una carta de color, con el fin de obtener una mayor fidelidad en la representación de los mismos.

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La posibilidad de ampliar las imágenes obtenidas permitió difundir el contenido del libro en variados formatos, desde su versión en .pdf subida al sitio web ArchivosAbiertos, hasta la exhibición de gigantografías del mismo en la muestra del Museo Casa del Bicentenario '1955, GOLPEAN LA CASA'; incluyendo su publicación como suplemento del diario Página 12.

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Se llevó a cabo además un trabajo fotográfico que muestra cómo se encuentran en la actualidad esos mismos espacios que fueron bombardeados 60 años atrás, el cual también puede verse completo en la sección “antes y después” del mismo sitio.

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En octubre de 2014, en el marco del “Taller de identificación de series documentales” dictado por el AGN-DAI, se identificaron las secciones y series documentales, se elaboró un cuadro de clasificación y se rearmó en forma normalizada el formato del inventario general. A través de la plataforma virtual, ArchivosAbiertos, y gracias al trabajo en colaboración del Programa de Modernización, el DEHN y el AGN-DAI, el público cuenta hoy con herramientas de descripción normalizadas del Fondo particular Isaac Francisco Rojas, que facilitan su acceso y nos permiten conocer una parte importante de la historia reciente argentina.

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El análisis de este caso nos permite pensar nuevamente sobre la importancia de la elaboración de un diagnóstico y un plan de digitalización previo a emprender la tarea. El plantear desde el punto de partida la necesidad de encontrar un método alternativo al escáner, y de realizar reprografías en una resolución adaptable a la difusión del contenido en distintos soportes y tamaños, permitió la confección de un método que luego pudo estar disponible para otros trabajos de digitalización.

 

Buenas prácticas para la digitalización sugeridas en función de estos casos

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• Configuración de un plan de digitalización: previo a comenzar a digitalizar, se recomienda la configuración de un plan de trabajo como primer paso vital para un buen desarrollo del proceso. Esto permite detectar posibles dificultades y plantear sus soluciones, como en el caso ejemplo descripto. Dentro de dicho plan se podrán incluir los siguientes puntos:

• Diagnóstico:

• Prioridad de documentos a digitalizar (Establecer en conjunto con los equipos de archivística y conservación cuáles son aquellas series o  documentos que por el valor de su contenido, la posibilidad de alta demanda de consulta, o un estado crítico de conservación, se priorizarán en el proceso de digitalización).

• Estado de conservación de los documentos a digitalizar (Consultar al equipo de conservación si se necesitarán realizar tareas específicas de conservación previas a la digitalización como el aplanado, desencuadernado, etc. para saber cuáles son los procedimientos y contemplar tiempos de dichos procesos.)

• Dimensiones (para saber si los documentos entran dentro del escáner, o en caso contrario estudiar otras alternativas como por ejemplo digitalización con cámara de fotos, escáner aéreo, o escaneo por partes)

• Objetivos, Usos y Plazos: además de los objetivos generales como disminuir la manipulación y resguardar los documentos, pueden haber también objetivos puntuales que requieran de ciertas decisiones técnicas específicas. Por ejemplo, no será lo mismo planificar una digitalización de documentos para una publicación, que para la consulta en terminal digital, o para subir documentos a un sitio web. Cada uso exige una resolución y calidad final diferente. Por esto es importante definir los posibles usos, como también los plazos necesarios para cumplir cada objetivo.

• *Recursos humanos y técnicos disponibles: listar los recursos con los que se cuenta de lo contrario los equipos, softwares o personal capacitado a adquirir.

• Manipulación de la documentación: utilizar guantes y guardapolvo barbijo. Mantener el espacio de trabajo limpio, no comer ni beber dentro del mismo, respetar cuidadosamente el orden original de la documentación durante el proceso de captura de imagen.

• Control de calidad y Almacenamiento: contemplar una instancia de control de calidad de cada foja digitalizada, para confirmar su correcta visualización y guarda de metadatos. Realizar una estimación de espacio de almacenamiento incluyendo un disco o servidor que funcione como backup de seguridad ubicado en un edificio diferente del que se encuentren los originales.

 

Consideraciones finales

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Los casos expuestos nos han permitido recorrer dos ejemplos de los variados contextos y procesos implicados a la hora de afrontar un trabajo de digitalización.

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En ambos casos la necesidad de un plan de digitalización previo a encarar los trabajos se vuelve indispensable para poder establecer plazos, prioridades y optimizar recursos materiales y humanos, que aseguren un control de calidad de la documentación digital producida y su correcta guarda.

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Al mismo tiempo, es menester señalar la importancia del trabajo interdisciplinario con  la archivística y conservación, para asegurar por medio de una correcta identificación, clasificación, valoración y acondicionamiento de la documentación a reprografiar, un proceso  de digitalización organizado y efectivo.

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Claro que no siempre puede trabajarse en condiciones ideales y, como toda actividad en el sector público, en reiteradas ocasiones podrá presentarse un contexto condicionado por los plazos de la política, o por falta de recursos técnicos. Es por todo esto que nos interesa destacar la importancia de realizar un análisis de cada una de las experiencias de trabajo, evaluando aciertos y errores. Ejercitar la flexibilidad, estar en constante actualización y capacitación, y participar activamente de instancias de intercambio de experiencias con otras instituciones.

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Referencias

[1] Poder Ejecutivo, Decreto 4/2010.

[2] Ministerio de Defensa, Resolución nº 47/12

[3] Resolución Ministerial nº 1131/15

[4] Idem cit. Anexo I

[5] Una herramienta que podemos destacar y nos resulta pertinente difundir debido a que intenta normalizar definiciones y procesos es es la propuesta de Manual de Digitalización de Documentos de la Administración Pública impulsado en 2015 por el foro de Agenda Digital, del cual hemos participado.

[6] Manual de Digitalización de Documentos de la Administración Pública. 2015. pp. 173

[7] El contenido del sitio archivosabiertos.com ha sido incorporado al sitio web Institucional del Ministerio de Defensa, disponible actualmente en el enlace http://mindef.gob.ar/archivosAbiertos

[8] Actualmente se está gestionando un servidor, debido a la gran cantidad de información producida.

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Bibliografía

-       Casellas, L-E. “La gestión de los documentos electrónicos: normas de referencia y contexto tecnológico”. ASARCA Forma 5, 2009.

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-       Cruz Mundet, José Ramon. Manual de Archivistica. Madrid. Piramide. 1994

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-       Guía de Archivos Históricos y Generales de las Fuerzas Armadas Argentinas. Experiencias del Programa de Modernización de Archivos del Ministerio de Defensa. Buenos Aires: Ministerio de Defensa. 2015

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-       Manual de Digitalización de Documentos de la Administración Pública. 2015

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-       Ministerio de Defensa, Resolución nº 47/12

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-       Ministerio de Defensa, Resolución nº 1131/15

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-       Poder Ejecutivo, Decreto 4/2010