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La integridad archivística y la disociación en conservación: repensando los contextos de producción

 

Por Lic. Mariana Nazar y Téc. Carolina Schmid

Ponencia presentada en IV Encuentro Internacional de Conservación Preventiva e Interventiva organizado por el Museo Histórico Nacional del Cabildo y de la Revolución de Mayo. Buenos Aires, Abril de 2016

Lic. Mariana Nazar 

Es Profesora y Licenciada en Historia (UBA) y archivista (ISFDT Nº8). Actualmente se encuentra realizando su investigación doctoral en Historia (UdeSA). Se desempeña desde 1998 como Asistente técnica en el Departamento Archivo Intermedio del Archivo General de la Nación de Argentina. Docente de Archivística en cursos para la Administración Pública Nacional y organizaciones sociales, políticas y sindicales. Desde el año 2010 coordina el programa de capacitación del Archivo General de la Nación. Docente del Departamento de Historia de la Facultad de Filosofía y Letras de la Universidad de Buenos Aires desde 2002 a 2010, actualmente dicta en la misma cursos de posgrado sobre investigación en Archivos. Ha presentado trabajos en congresos, dictado conferencias y publicado artículos en el país y en el extranjero referidos a la problemática de preservación y accesibilidad al patrimonio documental de archivos, en particular los relacionados con violaciones a los Derechos Humanos.

Téc. Carolina Schmid

Es graduada en Museología Histórica por la Escuela Nacional de Museología. Ha realizado la Maestría en conservación-restauración de bienes artísticos y bibliográficos del Instituto de investigaciones sobre el patrimonio cultural, UNSAM, y su tésis se encuentra en proceso de redacción. Se dedica desde 1999 a la conservación y restauración sobre patrimonio pictórico, mural,  arte religioso, escultórico y arqueológico en forma independiente y contratada por el Gobierno de la Ciudad. Desde 2007 se desempeña como Asistente técnica del Área de Conservación del Archivo General de la Nación pasando en 2011 a cumplir sus funciones en el Departamento Archivo Intermedio; donde se ha especializado en el tratamiento de documentación de archivo en soporte papel. Desde 2012 acompaña el programa de capacitación del AGN, responsabilizándose de los módulos referidos a su materia.

Esta presentación es un intento de sistematizar largas y variadas discusiones que, en el ámbito del trabajo que se desarrolla en el Departamento Archivo Intermedio del AGN, se vienen dando entre la Conservación y la Archivística, o entre conservadoras y archivistas.

El objetivo principal del mismo es empezar a abordar un problema que, entendemos, en la Argentina no ha sido suficientemente considerado: las particularidades que presentan los documentos de archivo a la hora de realizarse sobre ellos tratamientos de conservación.

Para ello, empezaremos por presentar sucintamente las particularidades del documento de archivo respecto a otros tipos de documentos; la función social del Archivo, que excede el valor histórico patrimonial de sus documentos; y las posibilidades que estas particularidades brindan para la planificación del trabajo en forma multinivel. Luego abordaremos centralmente la problemática que trae aparejada la intervención tanto sobre fondos como sobre series documentales e, incluso, documentos individuales desde la perspectiva de la conservación sin garantizar la totalidad de la información que preservan, y atentando por ello contra  su posible valor  testimonial, evidencial e histórico informativo.

Por esto, analizaremos la manifestación de esta disociación como un factor particular de deterioro que puede darse en el tratamiento a documentos de archivo.

Por último, se analizarán las prácticas de aislamiento que no contemplan las características integrales de dichos documentos problematizando la posible disociación que surja como consecuencia de las mismas y analizando su viabilidad.

 

1. Sobre la especificidad del archivo

 

1. a. La (ausencia de) profesionalización del trabajo archivístico

Si bien en la actualidad existe un fuerte consenso internacional respecto que los documentos de archivo deben gestionarse de tal manera que no se vea afectada su autenticidad, fiabilidad, recuperabilidad e integridad; también es cierto que la disciplina que se encarga de estudiar la metodología más adecuada para poder llevar adelante esa tarea tiene una escasísima difusión y profesionalización en nuestro país.

Consideramos que eso se debe, en primer lugar, a que no existe el reconocimiento por parte del Estado de la profesión de archivista: o sea, el Estado no establece una ley de incumbencias y credenciales para el trabajo en archivos. Existen escuelas que enseñan la profesión y sus programas son reconocidos por el Estado y existen asociaciones que nuclean a esos profesionales en vistas de establecer sistemas de cooperación. Pero la tercera variable que los estudios clásicos sobre la profesionalización de las disciplinas [1] suele analizar para pensar este proceso, esto es, el reconocimiento de las competencias, no se cumple.

Como ejemplo, podemos mencionar una encuesta realizada por el Departamento Archivo Intermedio del Archivo General de la Nación (AGN-DAI) en el año 2007 donde se analizó el nivel de desarrollo profesional en los Archivos, dentro de la Administración Pública Nacional. Esta encuesta, realizada en 7 de los 10 Ministerios del Poder Ejecutivo Nacional, reveló que dentro de la estructura funcional de la Administración Pública Nacional, los Archivos centrales (o intermedios) prácticamente no existían. El máximo nivel en el que se había llegado a detectar el Archivo, en el caso del Ministerio de Relaciones Exteriores, era el de Proyecto.

El hecho de que no hubiera estructura específica para el área evidenciaba la ausencia de una política estatal archivística activa, y esto se reflejaba tanto en la falta de asignación de presupuesto y personal como de normativa procedimental al respecto. El vacío en esta competencia fundamental de la Administración, era llenado a partir del voluntarismo de los agentes responsables. El concepto de que el Archivo es un repositorio de información al servicio de la Administración y el derecho de los ciudadanos se encontraba frecuentemente ausente. El personal encargado de las tareas de archivo solía ser relacionado directamente con las funciones de un ordenanza, de un ‘acarreador de legajos’. Por ello, en su mayoría, se encontraron salarios de los más bajos del escalafón y niveles de formación que se encontraban en el tramo secundario. Se detectaron escasos archivistas titulados y la capacitación laboral archivística estaba ausente, aunque fue reconocida como una necesidad por el 100% de los encuestados. [2]

 

1. b. Algunos conceptos fundamentales

Quizás por esta ausencia de profesionalización, es que es tan frecuente encontrar archivos que son tratados con metodologías propias de otras disciplinas, como la bibliotecología o el documentalismo, viéndose afectada de esa forma la integridad, autenticidad y fiabilidad, por lo que el uso del documento se ve limitado en sus potencialidades, por lo menos, informativas.

Esto puede observarse desde la elección de las palabras con que se nombra a los documentos de archivo, hasta lo que implica en términos de los trabajos de identificación, clasificación y descripción la utilización de esos conceptos.

En relación a la terminología con la que son nombrados, en un breve repaso podemos mencionar la utilización indistinta de términos como fondo documental, acervo documental, acervo patrimonial, colección, fuentes documentales, fuentes históricas, patrimonio histórico, colección patrimonial, testimonios escritos, etc.

En relación a las implicancias que estas formas de nombrar tienen, encontramos que se está desdibujando el lugar del documento de archivo, y la posibilidad de que el mismo sea tratado de forma archivística.

Por eso, empezaremos por lo que entendemos es la base de todo; la definición de los conceptos.

 

En primer lugar, entendemos que es necesario diferenciar el concepto de fuente, en tanto documento explorado y explotado por el investigador, del de documento entendido como “todo registro de la actividad del hombre [y la mujer] fijado en un soporte durable.” [3] Esta distinción es clave, en tanto nos permite distinguir la tarea de investigación de la de poner los documentos a la consulta pública.

Si todo registro de la actividad humana, en tanto porta información sobre la misma, es un documento; entendemos que uno de los vectores fundamentales en que son clasificados es el contexto en el que fueron producidos.

De hecho, en función de la variedad de documentos que pueden encontrarse existen diferentes disciplinas que estudian su tratamiento y accesibilidad. Y esta distinción es necesaria para poder distinguir al documento de archivo de otras denominaciones que suelen realizarse utilizando el término archivo como sinónimo de ‘Repositorio de documentos’ cualesquiera sean éstos.

 

Haciendo un breve repaso, éstos serían:

 

1- Los documentos bibliográficos y hemerográficos: su procedencia puede ser la sociedad en su conjunto, son resultado de una voluntad humana individual o colectiva de difusión; su función es relatar, difundir, informar, recrear, instruir; su carácter es copia; su agrupamiento suele presentarse por colecciones unidas por el contenido (temático, onomástico, etc.), o (en el caso de los hemerográficos) su productor; su repositorio son las bibliotecas y/o hemerotecas y el ingreso al mismo es por compra, donación o intercambio.

2- Los documentos de centros de documentación: su procedencia es el armado de una colección a partir de la clasificación y selección de cualquier información sobre un tema; su función es informar, recrear, instruir; su carácter puede ser original o copia; el agrupamiento es por colecciones documentales unidas por un tema, su repositorio es el centro de documentación y el ingreso al mismo puede darse por compra, donación o intercambio.

3- Los documentos museológicos (o piezas de museo): su procedencia u origen es la sociedad en tanto son vestigios de la actividad humana individual o colectiva; su función inicial varía de acuerdo a la pieza, pero transformado en objeto de museo es informar, recrear, instruir; su carácter puede ser original o réplica; su agrupamiento es por colecciones unidas por el contenido o la función, su repositorio son los museos y el ingreso al mismo puede ser por compra, donación, intercambio o investigaciones.

 

4- Los documentos de archivo, cuya procedencia es la administración de una organización (fondos) y/o particulares (fondos particulares); su función es brindar testimonio de una actividad, según su valor (primario: administrativo, contable, legal o secundario: informativo, normativo, testimonial y/o histórico); su carácter es original (único e irrepetible); el agrupamiento es por fondos documentales; el repositorio es el archivo y el ingreso al mismo debiera realizarse a través del procedimiento administrativo según el ciclo vital.

Versión adaptada de Camargo, Ana María y Goulart, Silvana: Centros de memoria, una propuesta de definición, Ediciones Sesc-São Paulo, São Paulo, 2015, p. 23

1. c. Las particularidades del documento de archivo: integridad en relación al contexto de producción

Por ello denominamos archivo [4] a la documentación producida por una institución o persona en el desarrollo de sus funciones. Los archivos, en tanto elementos consustanciales de la actividad del ser humano y de las instituciones, surgen del accionar espontáneo de la misma y podemos pensarlos como la sedimentación de una actividad continuada. Un documento de archivo es, entonces, el testimonio de la actividad desarrollada por una persona física o jurídica, pública o privada cuyas características particulares es que son: orgánicos, en tanto fueron producidos por una institución o persona en el desarrollo de determinada actividad; exclusivos, la información que contienen probablemente no se encuentre en otro documento con idéntica extensión e intensidad; seriados, si bien son únicos en tanto la información que contienen al ser el reflejo de una actividad normada se forman serie de documentos; interrelacionados ya que por principio general las piezas aisladas (documentos sueltos) no tienen sentido o tienen muy poco, su razón de ser viene dada por su pertenencia a un conjunto y a las relaciones establecidas entre sí; auténticos, el documento puede probar que es lo que pretende ser, que ha sido creado o enviado por la persona que se presume en el tiempo presumido; fiables, sus contenidos son fidedignos, pueden ser creídos como una representación exacta y completa de las transacciones, actividades o hechos de los cuales dan fe seguridad, así durante su desarrollo, como en transacciones o acciones futuras; íntegros, está completo e inalterado, mantiene sus caracteres externos e internos; recuperables, es accesible, puede ser localizado, recuperado, presentado e interpretado. Éstas lo distinguen del resto de los documentos, absolutamente válidos como testimonios del pasado, pero de otro orden (museológico, bibliotecológico, hemerográfico); y son las que permiten a determinados documentos de archivo cumplir una de sus principales funciones: ser, además de posibles fuentes para las ciencias sociales, garantes de derecho. 

La tarea de conservación y puesta al acceso de estos documentos requiere tener en cuenta estas especificidades, ya que el documento de archivo es, en primer lugar, posible fuente de derechos ciudadanos, lo que implica un grado de responsabilidad diferente en relación a su tratamiento.

En segundo lugar, es un documento orgánico y seriado, fue generado junto a otros para el desarrollo de una actividad. Por lo tanto, en sí mismo no sólo porta la información literal que puede leerse en él, sino que tiene una información contextual, que es la que se explica a partir de su relación con el conjunto. Por eso es tan importante mantener su integridad, esto es, el contexto de producción en el cual fueron creados no debiendo sufrir fragmentaciones ni eliminaciones no autorizadas ni la adición de elementos extraños de cualquier otra procedencia para mantener su valor de prueba e información. Esto incluye tanto mantener su procedencia (la documentación producida por una institución o persona no se debe mezclar con la de otra) como su orden original (el orden que le dio su productor); no permitiendo su reordenamiento por ‘tema’ o ‘contenido’, tan frecuente en el tratamiento dado por los documentalistas, bibliotecarios y demás expertos de las ciencias de la información.  

Dichos reordenamientos no son una excepcionalidad en el contexto del desarrollo de los archivos. En dos manuales clásicos como son el paradigmático de Antonia Heredia Herrera de la década del 1980, [5] y en el más reciente de José Ramón Cruz Mundet podemos encontrar la indicación de que la archivística europea se debatió (hasta hace no mucho) entre lo decimonónico y la modernidad. A este debate Cruz Mundet lo encuentra claramente manifestado en dos ítems: la clasificación y ordenamiento de los archivos en forma sistemática o por materias y la división entre archivos históricos y administrativos. [6]

A partir del desarrollo del Programa de Capacitación del AGN se identificaron problemas comunes en las distintas propuestas de descripción orientadas a los Archivos Históricos que se relacionaban directamente con la gestión de fondos documentales, en particular tanto en lo que hace a la forma de ingreso de la documentación como a la identificación, clasificación y descripción de la documentación que se preserva. En estas dos esferas hemos rastreado los indicios de un paradigma que parece haberse constituido como sentido común hace mucho tiempo, y que aún hoy prevalece en algunas esferas.

Dicho esquema de pensamiento, que optamos por llamarlo provisoriamente como ‘decimonónico’ o tradicional, lo identificamos a partir de cómo se conceptualizan algunas de las tareas propias del archivo. Lo señalamos como el fundamento que sostiene una forma de hacer, de trabajar en el Archivo, que no se presenta en forma transparente ni es defendido en forma explícita y hasta muchas veces puede deducirse, incluso, detrás de planteos que se presentan como novedosos. [7] Por ello, es que insistimos tanto en distinguir la tarea propia del investigador/usuario en donde explota el documento como fuente, de la de conservación y puesta en consulta de dichos documentos.

Se hace necesario, entonces, reconocer que los documentos que cumplieron con una finalidad inmediata en el momento de su creación pueden muchos años después tener una utilización diferida al ser transformado en fuente de investigación. Un ejemplo, un tanto burdo y relacionado con una gran efeméride argentina, que solemos utilizar para graficar esta situación es que cuando el 25 de mayo de 1810 el secretario de actas del Cabildo estaba escribiendo el acta de constitución de la Primera Junta de Gobierno no lo estaba haciendo para que ésta fuera utilizada en cuanta revista de educación infantil existiera, ni siquiera para que sus copias fueran expuestas en las escuelas sino que, simplemente, estaba haciendo su trabajo.

Es por ello que en el análisis de los documentos de archivo, la operación historiográfica o intelectual a partir de la cual se lo transforma en fuente, puede permitir traer a la superficie, textualizar las relaciones de dominación, los idearios, la ética, en relación con las misiones y funciones de la organización, institución o persona que los produjo. [8]

Si se mantiene la integridad de los documentos esto permite que los investigadores puedan identificar series documentales que han sido elaboradas para su difusión (comunicados de prensa, memorias que serán editadas), otras que probablemente fueran difundidas (actos dispositivos, reglamentos) y otras que  fueron creadas casi exclusivamente con la finalidad de circular sólo al interior de la organización. En algunas de ellas, en particular si su tipo documental es el expediente para las generadas por el Estado o en las actas de reuniones de organizaciones sociales, se pueden indagar las diferencias que distintas áreas de una institución tienen respecto a la visión sobre determinado problema, las disputas internas, las divergencias, las convergencias, en fin, las relaciones de poder que pueden haberse establecido. Incluso la opinión, mirada y/o participación de otros actores que no forman parte de dicha organización (otras instituciones del Estado, de la sociedad civil, individuos o familias, etc.). También realizar una mirada diacrónica de las resoluciones que se toman respecto a determinadas series (funciones), lo que permite analizar el funcionamiento de las organizaciones en forma comparada bajo diferentes regímenes políticos y visualizar las rupturas y continuidades que se dan frente a determinadas prácticas.

De esa manera, se brinda al usuario la posibilidad de enriquecer el análisis, superando la mirada sobre la información literal que contiene el documento permitiendo cruzarla con la información contextual del mismo. En esa línea, las excepciones que pueden encontrarse también brindan una gran cantidad de información. Lo mencionado, sólo es posible si dicho archivo o fondo documental mantuvo su integridad.

En razón de esta particular distinción, donde el documento de archivo requiere para su tratamiento y comprensión de la mantención del contexto, es que las tareas de trabajo archivístico requieren de la identificación, clasificación (representación intelectual de la estructura productora del documento), ordenamiento (que debe seguir al ordenamiento original), descripción, puesta al acceso y difusión de los mismos. Dichas tareas, en la medida en que estos conjuntos de documentos suelen ser muy voluminosos, requieren de planificaciones a largo, mediano y corto plazo, así como la necesaria evaluación de recursos disponibles para el cumplimiento de dichos objetivos, en forma multinivel (planificación de trabajo sobre las instalaciones, sobre el fondo documental, sobre la serie, sobre el documento en particular). A diferencia de otros documentos que no necesariamente así lo requieren, es que nos parece poco apropiado el concepto de ‘puesta en valor’ de la documentación de archivo, ya que nos remite a concepciones decimonónicas del mismo.

Siguiendo la definición de las Normas de Quito de 1967, poner en valor un bien histórico o artístico equivale a resaltar sus características de manera que pueda ser aprovechado como una riqueza inexplotada, siendo destacado de manera de aumentar su productividad. [9]

De esta manera, la puesta en valor intenta destacar la importancia del posible valor económico del patrimonio histórico o artístico. Sin embargo, el documento de archivo es mucho más que eso, y reducirlo a su valor intrínseco lo aleja de una concepción integral acerca de sus características. En primer lugar, porque el documento de archivo (como ya ha sido señalado) no es sólo un bien histórico o artístico sino que es una posible fuente de derechos, y en segundo lugar, porque su tratamiento requiere de un trabajo integral, que no se agota en el dado a un solo documento.

Por la asociación inmediata a tratamientos museológicos, bibliotecológicos o documentalistas a los que nos lleva el uso de este concepto es que solemos insistir en que el archivo no se ‘pone en valor’; el archivo se identifica, se clasifica, se describe y se pone al acceso público. Volverlo accesible, respetando, su procedencia, orden original e integridad es hacer público un valor que ya poseía. 

 

2-  El concepto de disociación en Conservación

Siguiendo a Waller y Paisley, se entiende por disociación a “la tendencia natural de los sistemas ordenados a deshacerse a lo largo del tiempo [lo que] provoca la pérdida de objetos, de su información relacionada o de la capacidad para recuperar o asociar objetos e información.” [10]

 

En referencia al tratamiento de archivos, entendemos la disociación como la separación o pérdida del vínculo archivístico entre un documento simple como parte de un documento compuesto, como parte de una serie o de fondo documental, viéndose por ello afectada la autenticidad, recuperabilidad, integridad y fiabilidad y limitando a su vez las potencialidades informativas del documento.

Los autores mencionados se refieren al deterioro como un agente metafísico ya que “la disociación incide tanto en los aspectos legales como intelectuales y/o culturales de un objeto.” [11] En nuestro caso, a partir de diversas experiencias con los documentos de archivo, hemos podido observar pérdidas de información en el plano metafísico del vínculo archivístico. Precisamente, se pudo comprobar que en determinados casos se presenta una disociación que produce tanto un deterioro físico como metafísico de la documentación, es decir más allá del plano material y ligado a la particularidad e integridad que proporciona el contexto de creación y devenir archivístico de los documentos.

A modo de ejemplo introductorio, dicha pérdida de información en un documento individual, puede darse cuando se separa un objeto (medalla, proyectil, portafolios, etc.) del texto escrito al que había sido adjuntado en el acto administrativo, y también puede darse entre un documento compuesto y la serie y/o fondo al que pertenece.

Un análisis de algunas de estas prácticas relacionadas con decisiones profesionales tomadas en determinados contextos nos llevan a reflexionar sobre las consecuencias que éstas traen a lo largo del tiempo.

A continuación presentaremos lo que entendemos son las causas, orígenes y formas de disociación y las correspondientes problemáticas detectadas.

Las causas a partir de las cuales se produce el fenómeno de la disociación se pueden clasificar en causas  naturales y antropogénicas.

Dentro de las naturales podemos ubicar la disociación efectuada por una catástrofe o siniestro, donde la documentación además de sufrir deterioros físicos comunes en este tipo de episodios puede perder la asociación física en tanto se vea alejada de su ubicación de origen.

Sin embargo, nuestro interés radica en analizar las causas antropogénicas, que son aquellas acciones realizadas por la acción humana donde se produce la pérdida del vínculo. Esto incluye tanto las acciones intencionales de disociación como la omisión respecto a la restitución de vínculo en objetos que han sido tratados. [12]

En este sentido, y a partir de las experiencias relevadas en el tratamiento de fondos documentales, presentaremos un primer esquema de clasificación de causas de disociación antropogénicas, distinguiendo aquellas que fueron realizadas por desconocerse las particularidades del tratamiento archivístico de aquellas en que la disociación surge como resultado de procedimientos de aislamiento.

2. a. La disociación como resultado del desconocimiento archivístico

La disociación por omisión

Denominamos de esta forma a las prácticas de conservación que se realizan sobre la documentación de archivo en forma individual, sin prestar mayor atención al posible vínculo que dichos documentos tengan entre sí.

Siendo que muchos archivos históricos han sido tratados bajo el paradigma decimonónico, y al día de hoy se encuentran ordenados por tema, cronología o formato; la disociación por omisión se produce cuando el conservador no cuestiona esta ruptura de su integridad y trata la documentación en forma individual.

Un caso paradigmático para ejemplificar este asunto es el de la documentación del AGN. En el año 1914, y siguiendo el paradigma historicista de la época, fue dividida por Reglamento como perteneciente al período Colonial y al Gobierno Nacional, sin respetar su principio de procedencia. [13] De esta manera, se presentan situaciones como las de encontrase con la necesidad de restaurar una acuarela del escultor Rogelio Yrurtia, que aparece ‘suelta’.

Entendemos por tanto, que la disociación por omisión se da cuando el conservador no tiene en cuenta la necesidad de convocar al archivista para que identifique la procedencia y el contexto de producción de los documentos, de manera tal de poder planificar su tratamiento en forma integral, y reproduce (por omisión) la ruptura de su vínculo con el contexto de producción. [14]

La disociación de la identificación

Los autores mencionados refieren de esta manera a la perdida de asociación entre la información y el objeto que las contiene. [15] Este riesgo puede ser minimizado a través del registro detallado de todos los movimientos del objeto (movimiento interno y externo) y de la implementación adecuada y sistemática de procedimientos que relacionan los objetos con su información, como el sistema y los materiales de marcación y el entrenamiento del personal en mantener dicho sistema y poder recuperar la información, como así también controlar el inventario para detectar errores de identificación. [16]

Al pensar este problema con respecto a los documentos de archivo, elegimos subdividir esta disociación entre aquella que se da en relación a la pérdida de identificación externa y aquella que se da en la ruptura de la identificación en su vínculo con el instrumento de descripción. 

En el primer caso, es probable que la disociación se genere por la pérdida de las etiquetas o su ilegibilidad causada por agentes de deterioro como la abrasión o el ataque biológico. Pero es más frecuente que suceda ante el cambio de contenedores. Ya sea por la ausencia de transcripción total de la información contenida en los tejuelos, como del registro del mismo de forma ilegible, confusa o ambigua.

El segundo caso, es la ruptura de la identificación en su vínculo con el instrumento de descripción. El mismo puede darse ante un error en el armado del mismo donde no se corresponda la identificación con la información o bien ante una falla del sistema continuo y confiable, para acceder a dicho instrumento de descripción en cuanto a lo que refiere a la migración de datos y metadatos, también en el caso de los documentos electrónicos y digitales [17].

En intervenciones de conservación existe el riesgo, ante un cambio del sistema de guarda, que un documento presente más de una signatura topográfica y, al no realizarse la necesaria tabla de conversión (o equivalencias), se extravíe en la inmensidad del depósito.

La disociación del orden original

Otro factor de riesgo de disociación es la mala reubicación del objeto [18].

Siendo crucial para la documentación de archivo que se respete su orden original, puede suceder que ante el tratamiento de conservación de un fondo documental sin tener en cuenta los requerimientos del trabajo archivístico, se reordenen las unidades de conservación.

Es el caso de un fondo documental que fue acondicionado para su digitalización, cambiándose sus unidades de conservación. Al no haberse tenido en cuenta la particular forma de ordenamiento que la institución productora le había dado, se intervinieron las unidades de conservación por anaquel en sentido descendente por cuerpo de estantería, siendo que la institución ordenaba por fila, independientemente del cuerpo. Esto produjo la total ruptura y dispersión de la documentación.

 

La disociación por intervención indebida

Denominamos de esta manera a las intervenciones de ordenamiento realizadas durante la tarea de conservación pensando que la documentación está desordenada, otorgándole un ordenamiento propio.

Como hemos mencionado anteriormente, el ordenamiento de la documentación de archivo debe responder al orden que le dio el productor de los mismos. Muchas veces sucede que la documentación, en su trayectoria hasta llegar al Archivo o porque fue intervenida en el archivo con criterios decimonónicos, encuentra alterado su orden original.

En esos casos, el conservador, con la mejor buena voluntad, intenta darle una lógica de ordenamiento a los documentos. Otras veces sucede que en realidad el conservador no entendió la lógica de la institución o persona productora, y lo reordena.

Cualquiera sea el caso y/o los motivos, está cercenando información de los documentos en un proceso que muy probablemente sea irreversible.

2. b. La disociación como consecuencia de los aislamientos preventivos de conservación.

Si entendemos al documento como Pérez Botta define al papel, es decir,  como un sistema donde “los materiales que lo conforman interaccionan entre sí y con su entorno ambiental” [19] es que los mismos presentan deterioros característicos de dicha interacción. Como es de práctica frecuente en materia de conservación, debido a la inestabilidad de los materiales y sus necesidades de conservación preventiva se realiza una acción específica: la de aislar [20] una parte o un documento de su unidad, con la intención de evitar el deterioro o pérdida total del documento.

Este aislamiento, puede ser momentáneo o permanente.     

En el primer caso, se aplica al aislarse la documentación que presenta ataque biológico [21] para evitar el contagio con aquella otra que no está afectada. Una vez descontaminada e intervenida, vuelve a su ubicación habitual dentro de la unidad de conservación y dentro de su Fondo documental gracias al registro de intervención [22] que mantiene su vínculo archivístico. Esta tarea debe realizarse con el suficiente cuidado, de manera de evitar el riesgo de que este tipo de aislamiento se transforme en permanente por la pérdida de dicho registro (transformándose en la disociación de identificación anteriormente mencionada).

El aislamiento permanente se relaciona con la diversidad de materiales y formas que pueden tener los documentos de archivo, y los métodos en los cuales durante el procedimiento administrativo se dispusieron esos materiales. Con esto nos referimos al caso de mapas, planos, o imágenes de mayor formato que se hallan plegados para poder ser contenidos por los expedientes tradicionales y sujetados por elementos metálicos o cosidos al cuerpo del documento. También pueden encontrarse objetos volumétricos adjuntados como medallas, portafolios de cuero, ampollas de medicamento entre otros. Por otro lado, el material fotográfico, en soporte papel generalmente, suele hallarse adherido al documento textual o sujeto con ganchos metálicos.

Este sistema complejo de materiales va en detrimento de toda la documentación generando deterioros visibles, por ejemplo, en las roturas producidas por la fatiga de las fibras del papel de mayor tamaño al ser plegado; en la migración de la acidez de los compuestos químicos de los materiales; la oxidación de elementos metálicos y de tintas ferrogálicas y su migración al papel; en la pérdida de flexibilidad y cuarteamiento del cuero; desprendimientos del soporte o material por la ruptura de los enlaces químicos; espejo de plata y desvanecimiento de la imagen en las fotografías, entre otros.

Rastreando la presentación del problema en bibliografía archivística, encontramos que al acto de separar la documentación con fines de conservación, Antonia Heredia Herrera la menciona como la construcción de secciones Facticias: agrupaciones artificiales de documentos que por necesidades de conservación fueron “desglosadas, separadas de unidades archivísticas con las que estaban íntimamente unidas.” [23] La autora afirma que por regla general deben describirse individualmente y que es de suma importancia registrar los aspectos externos como el tamaño, el soporte, los elementos gráficos, etc. “junto con la indicación expresa en cada caso de la documentación a la que estuvieron unidos,” [24] tarea para la cual especifica los campos exactos de descripción.

Este tipo de aislamiento preventivo está dirigido sobre todo a la documentación no textual o tradicional; aquella comprendida en imágenes gráficas, mapas, planos, documentación audiovisual, etc. que no presentan otra particularidad más que el soporte.

Por otro lado encontramos el trabajo de Gumaro Damián Cervantes, el cual se centra en analizar los que denomina archivos especiales a partir de realizar un seguimiento de las denominaciones que brindan diferentes autores provenientes de la archivística con respecto a este procedimiento y describe algunas prácticas y sus necesidades como por ejemplo:

“En los archivos administrativos regularmente se mantienen resguardados [Los documentos especiales] dentro de su expediente, pudiendo suceder que exista una unidad que los agrupe como serie o sección, aunque siempre vinculados a su respectivo asunto. En los archivos históricos por lo regular se separan de sus expedientes para favorecer su tratamiento y uso” [25]​

También insiste en que “los documentos especiales requieren de un medio ambiente favorable para perdurar por mayor tiempo, mismo que habrá de determinarse de acuerdo a la naturaleza del soporte y a las características del formato.” [26]

Es bien sabido para la Conservación que los materiales de soporte o formatos especiales requieren de parámetros de temperatura y humedad relativa y/o de disposición y mobiliario específico [27] para evitar deformaciones del soporte. Esto implica que es necesario contar con el espacio para realizar esta actividad. Un depósito que resguarde el documento tradicional por un lado y todo aquel documento con soporte y/o formato especial desglosado por cada unidad de conservación por el otro. Por lo general esto se visualiza en: los libros en una estantería y sus imágenes desplegadas, disociadas del volumen, en una planera. Un ejemplo de este tipo de disociación preventiva, realizado sobre volúmenes cosidos, fue llevado adelante en 1980 por el departamento de Conservación y Restauración del Archivo General de México, presentado en un artículo sobre ‘Desprendimiento de mapas y formación de una mapoteca’. [28] En dicho artículo, luego de describir las características de estos documentos y sus habituales deterioros se presentan los recursos necesarios para llevar a cabo esta medida y los criterios de intervención. Puntualizan la intervención en aquellos mapas que son de mayor formato que el volumen y en aquellos que son valiosos en términos patrimoniales, y que por ello no son dados a la consulta libremente. Como paso previo indica la catalogación necesaria que permita identificar el documento gráfico; el tipo de marcaje a efectuar sobre el documento; la reprografía y cómo proceder con las fotografías; así como la metodología para separar sin cortar y la disposición final del documento en planeras.

Por todo lo antedicho entendemos que en la Conservación se da muchas veces por sobreentendida la necesidad de realizar procesos de aislamiento. Teniendo en cuenta las particularidades que poseen los documentos de Archivo, en esta presentación queremos empezar a preguntarnos por su viabilidad: ¿Es posible generar prácticas de aislamiento sin por ello disociar la información que poseen los documentos?

Esta tarea de aislamiento, que en principio se presenta como necesaria, requiere en primer lugar de determinados recaudos y recursos: horas de trabajo, materiales y espacio disponible para ser realizado. En referencia a esto, encontramos que Sánchez Hernampérez señala que uno de los problemas de la conservación preventiva es la heterogeneidad de los materiales que componen la documentación de archivo y su extensión en volúmenes donde la intervención individual se diluye. [29] A esto debemos sumarle la necesidad de tener en cuenta el mantenimiento de esta intervención con respecto a la identificación y al ordenamiento que requieren para que el aislamiento no genere algunos de los tipos de disociación anteriormente mencionados.

Un caso que ilustra el problema que estamos queriendo presentar es tratado por Ancona López al relatar cómo fueron separados los negativos de vidrio de la Sección Archivo de Negativos, subordinada al Departamento de Patrimonio Histórico de la Secretaría Municipal de cultura de la Ciudad de São Paulo, Brasil, a los fines de asegurar la conservación de los mismos. En dicho acto, se perdió para siempre el sistema de registro fotográfico que la institución productora tenía. El autor señala que esto fue posible, en parte por la necesidad de brindar a los negativos de vidrio las necesarias condiciones de conservación; y en parte por la frecuente fascinación que ejercen los documentos imagéticos, [30] y la común valorización del uso de esta documentación en relación a su contenido iconográfico por encima del contexto de producción. [31]

Por otro lado, y avanzando en aquello que hemos denominado el plano de lo metafísico, en estas prácticas de aislamiento se puede observar una pérdida de información relevante a lo perceptual del conjunto del documento. La tesis de Alicia Rekrut sobre el tema demuestra que la materialidad provee una información física y sensorial única acerca del contexto de creación y su constante uso, tanto como la información sobre el escrito, la imagen o el contenido sonoro transmitido por los documentos. [32] Un ejemplo de este tipo de conexión puede verse claramente en la serie de Legajos de Menores del Fondo de Sociedad de Beneficencia. [33] En la mayoría de los legajos podemos encontrar una mitad de estampa, una medalla religiosa o un pañuelo con iniciales. Muchos de estos soportes y/o formatos especiales eran dejados por la madre del niño como símbolo de su intención de mantener su identidad y recuperarlo una vez que hubieran superado la coyuntura de crisis que las llevaba a dejarlos en dicha institución. Estos soportes y/o formatos especiales remiten directamente a la identidad, historia y parentesco del niño institucionalizado y de las prácticas y la historia de una época; su disociación destruye todos y cada uno de estos sentidos.

 

A modo de cierre

En esta presentación hemos querido llamar la atención sobre las especificidades que poseen los documentos de archivo y las consecuentes particularidades de su tratamiento.

Para ello, hemos realizado una breve presentación de la situación que atraviesa el desarrollo de la disciplina archivística en nuestro país y hemos diferenciado las características de los mismos en referencia a otros documentos portadores de información, que fueron generados en otros contextos.

Enfatizando la importancia radical que tiene para los documentos de archivo la preservación de sus contextos de producción, en tanto el mismo es fundamental para asegurar el acceso a la totalidad de la información que porta como para que pueda cumplir con una de sus misiones (ser garante de derechos), quisimos analizar las distintas formas de disociación que se realizan sobre los mismos atentando contra dicho contexto.

Según presentamos, los distintos tipos de intervención que pueden provocar la disociación en los documentos de archivo pueden darse por desconocimiento de los principios y prácticas propias de la disciplina archivística; o como resultado de aislamientos preventivos.

Haciendo un breve repaso, la disociación por omisión estaría dada cuando el conservador no problematiza la existencia previa de una ruptura de integridad tratando la documentación en forma individual. La disociación de la identificación cuando ante un cambio de contenedores o sistema de guarda de la documentación se disocia la identificación externa y/o la ruptura con su instrumento de descripción. La disociación del orden original cuando ante un tratamiento de conservación no se sigue el orden que la institución o persona productora había dado a los documentos. La disociación por intervención indebida cuando el conservador reordena la misma en función de sus propios criterios.

Por último, quisimos problematizar la tarea de aislamiento en Conservación preguntándonos hasta qué punto no podían significar procesos de disociación. Para ello, presentamos el problema de la necesidad de contar con suficientes recursos de espacio, tiempo y personal; ya que determinadas intervenciones de aislamiento momentáneo o permanente pueden provocar disociaciones en relación a su escasa viabilidad de llevarla a cabo. Al no contar con recursos suficientes se puede originar la disociación de la identificación y/o un mal reordenamiento de la documentación desglosada. También se presentó el caso donde a partir de esta práctica sobre documentos imagéticos se produjo la disociación metafísica del contexto archivístico por sobrevaluar su contenido histórico e iconográfico por sobre el contexto archivístico.

Nuestra reflexión en relación a la materialidad heterogénea del documento de archivo es que la misma no puede estar disociada de su contexto de producción ya que forma parte de la integridad del documento, inclusive desde lo sensorial. En base a esto queda abierta la investigación sobre cómo bloquear agentes de deterioros sin generar la disociación de la información sensorial de la materialidad.

Por otro lado, en esta aproximación al problema de la relación entre archivística y conservación quisimos destacar la importancia que tiene para la conservación entender y valorar las particularidades que tiene el documento de archivo en su tratamiento; y esto implica valorar la necesidad del trabajo interdisciplinario dentro de una planificación de conservación integral y multinivel para evitar la disociación en los documentos de archivo.

Esperamos que esta presentación haya colaborado en convocar a la construcción de ese camino. 

Referencias

[1] Para profundizar esta temática puede verse Nazar, Mariana: “La profesionalización de los/as archiveros/as: un desafío político” En: VI Congreso de Archivología del MERCOSUR, Campos de Jordao, Sao Pablo, Brasil, editado en CD-ROOM, 2005.

 

[2] Informe producido por la "Comisión de Trabajo Capacitación y Formación", Subgrupo de Trabajo de Archivos e Información (STAI), presentado en el VII Congreso de Archivología del Mercosur, en Chile durante noviembre de 2007, mimeo.

[3] Heredia Herrera, Antonia Archivística General. Teoría y Práctica, Diputación Provincial de Sevilla, España, 1986, p. 87.

[4] Si bien la definición del Consejo Internacional de Archivos (ICA) contempla tres acepciones para el vocablo “archivo”:  1) Conjunto de documentos, sea cual sea su fecha, forma y soporte material, producidos o recibidos por cualquier persona física o moral, y por cualquier servicio u organismo público o privado en el ejercicio de su actividad, conservados por su productor o sus sucesores para sus propias necesidades, o bien transferidos a la institución de archivos competente según el valor archivístico. 2) Institución responsable de la reunión, el tratamiento, el inventario, la conservación y la comunicación de los archivos, también denominada servicio de archivos, o archivo. 3) Edificio o parte de un edificio donde se conservan y comunican los archivos, denominado también depósito de archivos. En esta presentación utilizaremos el vocablo archivo para hablar de fondos documentales; dejando el término Archivo (con mayúsculas) para hablar de la institución que preserva los fondos. Página ICA http://www.ica.org/6365/welcome/espaol.html

[5] Heredia Herrera, op. cit.

[6] Cruz Mundet, José Ramón: Manual de Archivística. Fundación Germán Sánchez Ruipérez: Madrid, 2003, p. 36-37 y 39

[7] Un análisis de esta problemática puede verse en Nazar, Mariana: “Normas internacionales de descripción y profesionalización del trabajo en Archivos: reflexiones en torno al caso argentino”, Conferencia brindada en el XI Congresso de Arquivologia do Mercosul. Arquivos, entre tradição e modernidade, São Paulo, 2015.

[8] En esta misma línea, analizando la diferencia entre los documentos bibliográficos y los de un archivo judicial para el siglo XVIII Arlette Farge señalaba: “Desconcertante y colosal, sin embargo el archivo atrapa. Se abre brutalmente sobre un mundo desconocido donde los condenados, los miserables y los malos sujetos interpretan su papel en una sociedad viva e inestable. De entrada, su lectura produce una sensación de realidad que ningún impreso, por desconocido que sea, puede suscitar. El impreso es un texto, entregado al público intencionadamente. Está organizado para ser leído y comprendido por numerosas personas; intenta anunciar y crear un pensamiento, modificar un estado de cosas con la exposición de una historia o de una reflexión. Se ordena y se estructura según sistemas más o menos descifrables y, sea cual fuere la apariencia que reviste, existe para convencer y transformar el orden de los conocimientos […] Enmascarado o no, está cargado de intención; la más simple y evidente de las cuales es la de ser leído por los demás. Nada tiene que ver con el archivo; huella en bruto de vidas que de ningún modo pedían expresarse así, y que están obligadas a hacerlo porque un día se vieron enfrentadas a las realidades de la policía y de la represión […] Sus palabras aparecen consignadas una vez que ha surgido el acontecimiento, y aunque en el momento adopten una estrategia, no obedecen, como en el impreso, a la misma operación intelectual. Expresan lo que nunca hubiese sido pronunciado de no haberse producido un acontecimiento social perturbador. En cierto modo, expresan un no-dicho […] El archivo es una desgarradura en el tejido de los días” Arlette, Farge: La atracción del archivo, IVEI, España, 1991, p. 10

[9] “Poner en valor un bien histórico o artístico equivale a habilitarlo de las condiciones objetivas y ambientales que, sin desvirtuar su naturaleza, resalten sus características y permitan su óptimo aprovechamiento. La puesta en valor debe entenderse que se realiza en función de un fin trascendente que en el caso de Iberoamérica sería contribuir al desarrollo económico de la región. En otras palabras, se trata de incorporar a un potencial económico, un valor actual; de poner en productividad una riqueza inexplotada mediante un proceso de revalorización que lejos de mermar su significación puramente histórica o artística, la acrecienta, pasándola del dominio exclusivo de minorías eruditas al conocimiento y disfrute de mayorías populares.” Consultado en http://www.icomos.org/charters/quito.htm

[10] Waller. R y Paixley, C.: Disociación© ICCROM (2009) (edición en español), p. 1. Disponible en http://v2012.cultura.gob.ar/archivos/programas_docs/disociacion.pdf , última visita Febrero 2016

[11] Ibíd., p.1

[12] Al referirnos específicamente a pretender analizar las acciones de conservación, dejamos fuera de la clasificación las destrucciones de documentación que pueden ocasionarse por acciones políticas en las cuales los documentos se ven inmersos como conflicto bélico, represión policial, atentados, etc.

[13] Swiderski G. “Los directores del Archivo. Estructura orgánica del archivo”. En Archivo General de la Nación (1821-1996). Parthenon. 1996. Bs. As.

 

[14] En el caso de la acuarela, se está realizando un rastreo de su procedencia que viene trabajando la hipótesis de una posible conexión con el Fondo de Junta Ejecutiva de Sala VII; y, por las características del expediente, la de su vínculo con el legajo 5 del agrupamiento Monumento a Rivadavia del Fondo de Sociedad de Beneficencia (1945 a 1952).

 

[15] Waller. R y Paixley, C. Op. cit., p. 2.

 

[16] Ibíd., p. 6.

 

[17] A partir de los avances tecnológicos en las distintas instituciones de la administración pública nacional que generan documentos electrónicos, además de aquellos documentos en soporte papel digitalizados, se ha abierto una investigación paralela sobre la disociación específica en este tipo de documentación.

 

[18] Waller. R y Paixley, C. Op.cit., p. 2 a 5.

 

[19] Pérez Botta, J.A. “La cultura impresa argentina  en el laboratorio. Los principios de la química analítica y de la calidad en el área de preservación y conservación en soporte papel (1800-1825).” En Cruces y perspectivas de la cultura escrita en la Argentina. Dir. Parada Alejandro. Ed. 24 cuadernos de bibliotecología. Bs As 2013. p., 177.

 

[20] Gianini, C y Roani, R. Diccionario de restauración y diagnóstico. Nerea. San Sebastían 2008. P. 22  

[21] AAVV. Conservación Preventiva y Plan de Gestión de Desastres en Archivos y Bibliotecas. Secretaría general Técnica. Ministerio de Cultura. Madrid. 2014. P. 38

[22] Directrices Profesionales de E.C.C.O: La profesión y su código. Artículo 10. Documento promovido y aprobado en asamblea por la Confederación de Organizaciones de Conservadores – Restauradores. Bruselas 2002. Disponible en http://ge-iic.com/files/Cartasydocumentos/2002_directrices_%20profesionales_de_ecco_la_profesion_y_su_codigo_etico.pdf. Última visita en marzo del 2016

[23] Heredia H. A Archivística general teoría y práctica. Servicio de la disputación de Sevilla. 1989. P.,  290

[24] Ibíd., p. 290

[25] Cervantes, G.D. Los Archivos especiales en el contexto de la Archivística. p., 72 Disponible en http://www.archivistica.net/Los_documentos_especiales_en_el_contexto_de_la_archiv%EDstica.pdf. Última visita 21/3/2016

[26] Ibíd., p., 83

[27] Rhoads, James B. La función de la gestión de documentos y archivos en los sistemas nacionales de información: estudio del RAMP / Edición revisada / preparado por James B. Rhoads [para el] Programa General de Información y UNISIST. - París: Unesco, 1989. -  (PGI-89/WS/6). Pp., 19-22. [versión digital] disponible en http://unesdoc.unesco.org/images/0005/000566/056689so.pdf. última visita. Marzo 2016

[28] Saldaña Vargas E. Desprendimiento de mapas y formación de una mapoteca. SG AGN 21. México 1980.

[29] Sánchez Hernampérez, A. Políticas de conservación en Bibliotecas y Archivos. Arco Libros. Madrid. 1999. P 78 y 88

[30] López, A. Contextualización archivística de documentos fotográficos. Alexandria: Revista de Ciencias de la Información, año V, n.8, jan./dez. 2011. Disponible en:  http://revistas.pucp.edu.pe/index.php/alexandria/article/view/213/207. p4

[31] López, A. Op.cit., p., 9

[32] Rekrut, A. Reconecting mind and matter: Materiallity y Archival theory and practices. Winnipeg, 2009 Manitoba. P 138. Disponible en http://winnspace.uwinnipeg.ca/bitstream/handle/10680/21/Alicia%20Rekrut%20Thesis.pdf?sequence=1&isAllowed=y. ultima visita marzo 2016

[33] Archivo General de la Nación – Departamento Archivo Intermedio, Fondo SNAF.

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